Hoe Land van Horne 1,9 FTE terugkrijgt dankzij logistieke ontzorging
“De logistieke ontzorging zet onze zorgmedewerkers terug in hun kracht”
Bij zorgorganisatie Land van Horne in Limburg komt goede zorg altijd op de eerste plaats. Maar om goede zorg te leveren, moet de basis kloppen. En die basis begint bij iets ogenschijnlijk eenvoudigs als voorraadbeheer.
“Er was een natuurlijk moment van verandering door verloop van personeel,” vertelt Jorg. “We konden het magazijn opnieuw vormgeven of iets nieuws proberen. En eigenlijk was de keuze snel gemaakt: we wilden de zorgmedewerker niet langer belasten met voorraadbeheer.”
Van magazijn naar maatwerk
Land van Horne koos ervoor het magazijn te decentraliseren. De organisatie schreef een aanbesteding uit voor een nieuwe logistieke oplossing. Vier partijen meldden zich. Uiteindelijk viel de keuze op Mediq.“De klik was er meteen,” vertelt projectmanager Sanne Rinkens. “Mediq leverde niet alleen een technische oplossing, maar dacht vanaf het begin mee in mensen, processen en gedrag. Dat was precies wat we nodig hadden.”
Op twaalf locaties werden 27 speciaal ingerichte kasten geplaatst. Ze zijn gevuld met medische hulpmiddelen, afgestemd op de zorgvraag van de afdeling. Sanne: “De vervoerder komt op een vast moment, neemt de voorraad op in het Kanban systeem van de kasten, vult aan, ruimt op en bestelt direct voor de volgende levering. Zo zitten we nooit zonder voorraad.”
Dat is een wereld van verschil met vroeger. “We waren wekelijks bezig met inventariseren, bestellen en opruimen,” zegt Anja Ruiter, teamleider Somatiek. “Voor nieuwe collega’s kostte dat al snel een uur per week. Nu is het volledig uit handen genomen. Dat levert enorm veel lucht op.”
Een zorgvuldige implementatie
De overstap naar een nieuw systeem is geen simpele knop die je omzet. Samen met Mediq doorliep Land van Horne een zorgvuldige voorbereidingsperiode. Vier vaste chauffeurs van de transportpartner werden bekend gemaakt met elke locatie en iedere bevoorradingskast. Zij leerden niet alleen de routes en kasten kennen, maar ook de mensen.
“De samenwerking is gebaseerd op vertrouwen,” vertelt Jorg. “We hebben duidelijke afspraken, maar ook korte lijnen. Als er iets speelt, is het snel opgelost. En de zorg merkt daar niks van, en dat is het belangrijkste.”
Wat levert het op?
De resultaten zijn concreet en voelbaar:
- Land van Horne bespaart structureel ruim 1,9 FTE op voorraadbeheer
- Minder druk op de zorgmedewerker, zonder dat dit ten koste gaat van de continuïteit
- Tijdwinst op de vloer: bestellen, inruimen en opruimen is verleden tijd
Teamleider Anja Ruiter ziet het dagelijks: “Na een half jaar hoorden we niets meer over de bevoorrading. Geen foutmeldingen, geen misgrijpen. Geen bericht is goed bericht.”
Zorgmedewerker en besteller Jamie Bremmers voegt toe: “De tijd die we besparen, besteden we weer aan bewoners. Dáár doen we het voor.”
Wat maakt deze aanpak succesvol?
Volgens projectmanager Sanne zit dat vooral in de menselijke kant van de logistiek. “Techniek is belangrijk, maar de mensen maken het verschil. We adviseren collega-instellingen: werk met vaste logistieke krachten. Laat ze de locaties en teams echt leren kennen. Dan bouw je vertrouwen op, en dat maakt alles efficiënter.”
Daarnaast raadt ze aan om medewerkers vroeg te betrekken. “Elke afdeling is anders. Betrek degene die de kast gebruikt, want die weet wat werkt. Daarmee voorkom je frustratie en verhoog je het draagvlak.”
Land van Horne werkt ondertussen met Mediq aan verdere optimalisatie. Denk aan omvang van verpakkingen, slimmere indelingen en het nog beter afstemmen van de kastinhoud op de zorgbehoefte.
“De zorgmedewerker weer in zijn kracht”
Wat voorheen een omslachtig proces was – eerst op papier bijhouden, dan invoeren, dan controleren – is nu een geoliede logistieke keten. Anja: “Je kan heel veel mooie kasten hebben, maar je moet ook juiste mensen op de juiste plek zetten. Het hele plaatje klopt.”
Flexibiliteit blijft belangrijk. Bij onverwachte gebeurtenissen, zoals een tijdelijke opname of een virusuitbraak, kunnen medewerkers via MedBIS eenvoudig extra bijbestellen. “Het systeem is slim, maar ook mensgericht,” vult Jamie aan. “We voelen ons gehoord. Dit werkt voor ons.”
Samen bouwen aan betere zorg
De samenwerking tussen Land van Horne en Mediq laat zien dat logistiek veel meer is dan alleen leveren. Het is een belangrijke schakel in de kwaliteit van zorg. Dankzij slimme processen, persoonlijke aandacht en betrokken uitvoering staat de zorgmedewerker weer centraal. Of, zoals Anja het mooi samenvat:“De logistieke ontzorging zet onze zorgmedewerkers terug in hun kracht.”
Zoekt uw organisatie naar manieren om de werkdruk te verlagen en de zorgkwaliteit te verhogen? Wij vertellen u graag meer over de diverse mogelijkheden en onderdelen van het logistieke ontzorg concept.