Mediq en uw persoonsgegevens

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct iets vertellen over u of indirect te herleiden zijn naar u. Denk bijvoorbeeld aan uw naam, adres, geboortedatum, BSN maar ook informatie over uw gebruik van hulpmiddelen in combinatie met uw klantnummer zijn persoonsgegevens. Verwerken is een juridische term voor het gebruiken van persoonsgegevens. 

U deelt persoonsgegevens met ons wanneer u contact heeft met Mediq of onze medische hulpmiddelen en/of diensten gebruikt. Indien uw zorgverlener ons verzoekt een medische hulpmiddel of bepaalde dienst te leveren, ontvangen wij via hem/haar uw persoonsgegevens. Uw zorgverlener moet u hier voorafgaand over informeren. We maken indien nodig ook gebruik van de COV-controle via VECOZO om uw verzekeringsgegevens te controleren. 

Voor de meeste hulpmiddelen en diensten die wij aanbieden, is het noodzakelijk dat wij naast uw basisgegevens ook gegevens over uw gezondheid verwerken. Onderstaand een opsomming van de verschillende soorten gegevens die nodig zijn:

• Uw naam, geboortedatum en contactgegevens
• Declaratiegegevens waaronder het BSN, uw zorgverzekeraar en polisnummer
• Financiële gegevens, waaronder uw bankrekeningnummer of facturen
• Informatie over uw gezondheid, zoals de medische indicatie en (verbruik van) de hulpmiddelen die zijn aangevraagd
• Naam en contactgegevens van uw (huis)arts en eventuele andere voorschrijvers (diëtisten, medisch specialisten, behandelaren in ziekenhuizen)
• Naam en contactgegevens van uw contactpersoon, indien van toepassing
• Andere informatie over uw situatie die u met ons deelt (bijvoorbeeld wanneer u contact opneemt met onze klantenservice of als u meedoet aan een klanttevredenheidsonderzoek)
• Communicatiegegevens die u met ons deelt, wanneer u contact met ons opneemt via telefoon, mail of sociale media.

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor verschillende doelen:

• Het leveren van de medische hulpmiddelen, diensten of zorgprogramma’s (zoals DiaCare, StomaRegie, OSA- en infuus- en voedingstherapieën)
• Het beantwoorden van uw vragen en die van uw voorschrijvers
• Administratie (van klanten, financiën of voor materiële controles van zorgverzekeraars)
• Relatiebeheer (contractmanagement, klanttevredenheidsonderzoeken en trainingsdoeleinden)
• Facturatie en declaratie van hulpmiddelen of diensten
• Beheer van kwaliteit en veiligheid van onze dienstverlening zowel in processen als op onze fysieke locaties
• Communicatie over noodzakelijke serviceberichten rond leveringen of veiligheidswaarschuwingen
• Communicatie over onze producten en diensten die relevant zijn voor u. U heeft altijd de mogelijkheid zich hiervoor uit te schrijven bij aanmelding en onder elk ontvangen bericht.

Organisaties mogen alleen persoonsgegevens verwerken als ze daar een grondslag voor hebben. Voor onze verwerkingen maken we gebruik van de volgende grondslagen:

• Uitvoering van de overeenkomst om hulpmiddelen of diensten te leveren
• Voldoen aan wettelijke verplichtingen
• Gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor het uitnodigen voor een klanttevredenheidsonderzoek, informeren over onze diensten of het analyseren van informatie voor statistische doeleinden om onze services te verbeteren
• Toestemming, indien we u informatie willen sturen als u nog geen klant bent of om een andere reden verplicht zijn dit aan u te vragen. U kunt eerder gegeven toestemming altijd intrekken.

Bij de verwerking van uw persoonsgegevens gaat Mediq zorgvuldig te werk. Uw persoonsgegevens zijn in eerste instantie alleen beschikbaar voor Mediq. Soms is het echter noodzakelijk dat wij uw persoonsgegevens delen met andere zorgaanbieders, zoals uw behandelaar, uw huisarts of bijvoorbeeld uw zorgverzekeraar. Daarnaast verstrekken wij uw persoonsgegevens als dit noodzakelijk is aan andere (zorggerelateerde) partners, zoals leveranciers en transporteurs. Indien wij partijen gebruiken die in onze opdracht gegevens verwerken, zoals softwareleveranciers of hostingpartijen, sluiten we daarmee een verwerkersovereenkomst. Een beperkt aantal leveranciers bevindt zich buiten de EU/EEA waardoor er sprake is van internationaal gegevensverkeer. Mediq geeft alleen persoonsgegevens door aan landen met hetzelfde beschermingsniveau (gekenmerkt door adequaatheidsbesluiten). Indien het beschermingsniveau van het land lager ligt, maakt Mediq contractueel gestandaardiseerde afspraken met de partij die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie. 

We bewaren uw persoonsgegevens net zolang als noodzakelijk is voor de bovenstaande doeleinden. Hierbij nemen we de relevante wettelijk gestelde bewaartermijnen in acht. Persoonsgegevens die niet langer nodig zijn, verwijderen of anonimiseren we.

We verwerken veel persoonsgegevens van gevoelige aard, dus we beschermen extra goed tegen onrechtmatige verwerking of verlies met technische en organisatorische maatregelen. Zo hebben alle medewerkers geheimhoudingsplicht, soms vanuit hun beroepsgeheim en anders via een ondertekende geheimhoudingsverklaring. Daarnaast zijn wij ook NEN-7510 gecertificeerd. Deze normering is toegesneden op informatiebeveiliging binnen de Nederlandse zorgsector. NEN-7510 geeft ons een leidraad voor het waarborgen van de beschikbaarheid, integriteit en vertrouwelijkheid van informatie ten behoeve van verantwoorde zorg. 

We helpen u graag met verschillende verzoeken rondom uw persoonsgegevens:

• Inzageverzoek: ik heb graag inzage in de gegevens die Mediq van mij verwerkt en wil meer informatie over hoe Mediq met deze gegevens omgaat.
• Rectificatieverzoek: ik wil graag gegevens die Mediq over mij heeft corrigeren of aanvullen.
• Verwijderverzoek: ik verzoek Mediq om gegevens over mij te verwijderen waar dit wettelijk is toegestaan.
• Bezwaarmaking: ik heb bezwaar tegen de verwerking van mijn gegevens, ik wil bijvoorbeeld geen informatie meer over Mediq ontvangen.
• Verzoek dataportabiliteit: ik wil graag dat Mediq mijn gegevens aan mij of direct naar een andere partij doorstuurt.
• Verzoek tot beperking: ik verzoek Mediq om de verwerking van gegevens over mij waar mogelijk te pauzeren.

Stuur een mail naar privacy@mediq.com om uw verzoek in te dienen. Na ontvangst nemen wij contact met u op ter verificatie, om zo te voorkomen dat iemand anders uw rechten uitoefent. Ook voor andere vragen of een klacht die te maken heeft met uw persoonsgegevens kunt u contact opnemen met het privacyteam via privacy@mediq.com.

Heeft u een verzoek aan de Data Protection Officer van Mediq? Dan kunt u ook een mail sturen naar dpo@mediq.com.

Indien u er onverhoopt niet uitkomt met ons, mag u altijd uw klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens indienen.